长春市中级人民法院档案管理办法
第一章 总 则
第一条 为加强本院档案的管理和收集、整理工作,充分发挥人民法院档案服务审判、服务社会的作用,根据《中华人民共和国档案法》《机关档案管理规定》《人民法院诉讼档案管理办法》《人民法院电子诉讼档案管理暂行办法》等有关规定,结合本院工作实际,制定本办法。
第二条 档案工作是人民法院不可缺少的基础性工作,是审判执行工作不可分割的组成部分。人民法院应当加强对档案工作的组织领导,将档案工作纳入整体规划、年度工作计划和考核体系,与业务工作同步部署、同步实施、同步发展。
本办法所称的档案,包括诉讼档案、文书档案、会计档案和基建档案。
第三条 本院档案实行集中、统一管理。档案管理应当维护档案的真实、完整、可用和安全,便于检索和利用。
第四条 办公室是档案管理职能部门,负责监督和指导本院各业务部门各类档案的收集、整理和立卷归档及各类档案的接收、保管和提供利用等工作。
第五条 档案工作所需要的基础设施配备和维护经费,档案日常管理工作经费,档案信息化建设经费,档案宣传、培训等其他经费应当列入机关年度财政预算。
第六条 人民法院应当制定电子档案备份方案和策略,采用磁带、一次性刻录光盘、硬磁盘等离线存储介质对电子档案实行离线备份。
第七条 办公室、机关服务中心等职能部门应当充分利用信息技术手段,深入挖掘电子档案价值,扩大电子档案资源的应用范围。
电子档案管理系统等级保护不得低于二级标准,分级保护等级应当与电子档案最高密级相适应。
第二章 档案人员工作职责
第八条 档案工作人员应当为机关正式在编人员,且政治可靠、遵纪守法、忠于职守,具备胜任岗位要求的工作能力。
档案工作人员应熟悉机关工作,具备档案管理、信息管理等相关知识背景,并定期参加业务培训。
不具备前述知识背景的档案工作人员,应当经过相关专业知识技能培训。
市中院专职档案人员不少于三人,基层人民法院不少于一人。同时可以根据保管档案的数量适当增配人员,增配人员的标准为,以保管档案一万卷设专职档案工作人员一人为基数,每超过二万卷增配一人。
第九条 档案工作人员负责对本院各部门的立卷归档及所辖基层法院的档案管理工作进行监督、指导,做好档案的接收检查、归档工作。
第十条 档案人员要自觉遵守《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》,严守国家机密,不得违反制度向任何人提供档案或扩大利用范围;不得向他人泄露档案内容;不能随意携带档案外出。
第十一条 申请查阅、调阅档案必须履行手续、说明用途范围,并做详细登记备查,超越范围的不得提供。
第十二条 档案工作人员调离岗位或退休的,应当在离岗前办好交接手续。涉密档案工作人员的调离应当按照国家有关保密法律法规和我院规定执行。
第三章 档案的利用
第一节 外部单位、人员查阅、调阅卷宗规定
第十三条 申请查阅或调阅卷宗的,人民法院应当进行审查,严格限制利用范围。
第十四条 当事人及其代理人申请查阅、复制卷宗的,可以在我院诉讼服务平台上办理,也可以在档案室窗口办理。
第十五条 上级人民法院调阅我院档案的,通过我院立案一庭办理。立案一庭工作人员持上级人民法院调卷函,经立案一庭负责人审批后,到档案室调阅卷宗。
上级人民法院阅卷的,由两名以上工作人员持介绍信、工作证到档案室窗口办理。需要复制的,由档案室复制。
第十六条 同级人民法院、下级人民法院查阅、复制我院档案正卷有关内容的,由两名以上工作人员持单位介绍信和经办人工作证,由我院办公室分管院领导审批,到档案室窗口办理。申请查阅副卷的,不予提供。
第十七条 案件当事人持身份证或者其他有效身份证明(当事人是法人的,应持法定代表人身份证明、工商登记证明复印件),可以查阅诉讼档案正卷有关内容。申请查阅副卷的,不予提供。
律师持执业证、律师事务所介绍信、当事人授权委托书、当事人身份证明复印件,可以查阅诉讼档案正卷有关内容。
其他诉讼代理人持身份证或者其他有效身份证明、当事人授权委托书、当事人身份证明复印件,可以查阅诉讼档案正卷有关内容。申请查阅副卷的,不予提供。
第十八条 人民检察院调阅诉讼卷宗规定。
1.人民检察院在办理法官涉嫌犯罪案件、抗诉案件、申诉案件需要调阅卷宗,由两人以上持介绍信、工作证、调卷函,可以调阅人民法院的诉讼卷宗。人民检察院调阅诉讼卷宗应经我院分管办公室院领导审批。
2.凡是通过查阅、拷贝电子卷、复制、摘录等方式能够满足办案需要的,不再提供纸质诉讼卷宗原件。
3.人民检察院调阅诉讼卷宗的时间为三个月,连续调阅期限不超过六个月。
4.人民检察院在调阅诉讼卷宗期间,有关单位、当事人和诉讼代理人等需要查阅诉讼卷宗的,应按照《中华人民共和国档案法》和人民检察院关于利用诉讼卷宗的规定,严格手续,提供查阅,但不得向外转借。
5.人民检察院在使用诉讼卷宗过程中,严格执行“谁批准谁负责、谁使用谁负责”的制度,做好保密工作,确保诉讼卷宗安全。对于违反保密规定,泄露审判秘密的,或者篡改、损毁、丢失卷宗的,应依法依纪追究相关人员的责任。
6.人民检察院调阅诉讼卷宗的,由同级人民检察院负责办理。
第十九条 本章规定以外的单位确因工作需要,由两名以上工作人员持单位介绍信和经办人工作证,经我院办公室分管院领导审批,可以查阅、复制诉讼档案正卷有关内容。人民法院与有关单位已有相关借阅规定的,按照规定办理。
第二十条 申请借阅卷宗的,按照《人民法院电子诉讼档案管理暂行办法》的规定,优先提供电子诉讼档案。电子诉讼档案能够满足工作需要时,一般不再提供纸质原件。但上级法院、上级机关明确要求提供纸质原件的,应当提供。
第二十一条 档案室提供的电子诉讼档案经打印输出的副本,应当覆有表明其为复制件的水印,在加盖人民法院档案证明专用章后,具有与原档案相同的效力。
第二节 我院内部查阅、调阅卷宗规定
第二十二条 我院工作人员因工作需要申请查阅、调阅已经归档案卷的,应当经该案件的部门负责人、分管院领导和申请人所在部门的负责人、分管院领导审批。
报送上诉(抗诉)案件需要调卷的,持报送上诉(抗诉)案件函和本部门负责人审批的调卷单,可以调取卷宗。
本院因开展审判监督工作需要调阅卷宗的,由审判监督部门负责人和调卷部门负责人审批,可以调取卷宗。因审判监督工作需要调卷的,由立案一庭指派专人办理。
第二十三条 可以借阅卷宗人员限于本院正式干警,文员、借调人员、实习生等非正式干警查阅、调阅卷宗的,档案室不予提供。
第二十四条 文书、财会、基建档案只限在本院档案室查阅,一般不予外借。有特殊情况确需外借的,应经调阅部门分管院领导和办公室分管院领导审批。
第二十五条 调阅档案由档案室办理调阅手续,各部门之间、工作人员之间不得横向借卷,不得擅自外借档案。
第二十六条 本院借阅档案人员利用后应及时返还,调阅期限一般不超过六个月。期满需要续借的,应按照调阅审批权限由相关部门领导签字批准后到档案室办理续借手续。
第四章 档案的归档标准
第二十七条 档案工作人员应当按照《长春市中级人民法院卷宗归档质量标准》(附件1)的要求,逐卷检查验收,对不符合立卷规范要求的,不予归档。
第二十八条 卷宗保管期限。
卷宗保管期限划分应准确,分为永久、60年、20年三种。
划定刑事诉讼档案保管期限,应根据刑期、犯罪、主体身份、案件的政治和科学研究价值,案件的性质综合考虑,取用其中最长的保管期限;减刑卷保管20年。
民事、行政诉讼档案应根据当事人身份、案件的影响程度和审理程序、案件性质综合考虑取用其中最长的保管期限,执行卷分立正、副卷宗。执行、法医卷宗,应按60年保管。
各类诉讼档案具体保管期限详见《人民法院诉讼档案保管期限表》(附件2)。
第二十九条 卷宗的归档期限。
按照审判管理办公室规定的时限向档案室移交归档。
随卷归档的录音带、录像带、光盘等声像档案材料,应按《人民法院声像档案管理办法》之规定办理,且应当在相应的装具上标明类别、案号、当事人姓名或者名称、承办人和书记员姓名、归档日期等信息。
纸质卷宗和电子卷宗必须同时归档,且保持内容一致。
第三十条 已经归档的案卷不得擅自抽取材料,确需减少材料的,应当经相关审判执行业务部门负责人审批,并征得档案工作人员同意后,按立卷要求办理,并在备考表中注明。
已经归档的案件需要增加材料的,增加的材料应当装订成册,与已经归档的案卷一并归档。增加册数的,应当修改电子法院应用系统中的相关信息,具体按照审判管理办公室数据管理的相关规定办理。
第五章 档案的安全管理
第三十一条 非档案工作人员不得随意进入档案室办公区与库房。确因工作需要进入的,应经档案工作人员批准。
第三十二条 所有档案区域禁止一切烟火,禁止使用电取暖或者其他大功率用电设备,严禁存放易燃、易爆物品。
第三十三条 档案室无人的情况下必须锁好所有门窗,下班前应关掉所有灯光、切断电脑、复印机等所有用电设备,离开办公区域后锁好所有门窗。
第三十四条 档案库房应当做好防火、防盗、防紫外线、防有害生物、防水、防潮、防尘、防高温、防污染等防护工作。库房内不得存放与档案保管、保护无关的物品。
第三十五条 档案库房应配备消防系统。根据档案重要程度和载体类型不同,可选择采用洁净气体、惰性气体或者高压细水雾灭火设备。档案库房应当安装甲级防火门,配备火灾自动报警设备。
第三十六条 定期检查维护档案库房设施设备,确保正常运转。定期清扫除尘,保持库房清洁。定期投放防虫、防鼠防霉药物,保证库房免受虫霉害。
第三十七条 档案库房应当配备温湿度监测调控系统,安装恒温恒湿设备和漏水报警设备,配备通风换气、空气净化设备。
第三十八条 档案库房应当安装全封闭防盗门窗、遮光阻燃窗帘、防护栏等防护设施,可以选择智能门禁识别、红外报警、视频监控、出入口控制、电子巡查等安全防范系统。整理用房、阅览用房、档案数字化用房应当设置视频监控设备。
第三十九条 涉密档案应当根据不同密级采取有效措施,加强管理和保护。
第四十条 对于办公区域或库房内存在安全隐患的因素要定期检查,及时向领导汇报并采取措施,做到将一切不安全的因素防患于未然。
第四十一条 应当为档案工作人员配备劳动保护用品,避免档案管理过程中有毒有害物质损害健康。
附 则
第四十二条 档案工作纳入绩效考评。对在档案工作中成绩显著的单位和个人,给予表彰奖励。
对于违反法律、法规和有关规定造成重大损失的,视情节轻重、后果给予相应处罚。
第四十三条 本办法由长春市中级人民法院办公室负责解释。
执行案件卷宗参照本办法执行。
本办法自发布之日起施行。
本院此前发布的有关规定与本办法不一致的,以本办法为准。
附件1:《长春市中级人民法院卷宗归档质量标准》
附件2:《人民法院诉讼档案保管期限表》
附件1
长春市中级人民法院卷宗归档质量标准
一、卷宗封面
1.刑事、民事、行政、执行、法医技术鉴定档案应按照各自卷皮样本进行归档,不能乱用和混用。
2.除全宗号、目录号和案卷号以外,卷宗封面一律用喷墨打印或激光打印机进行统一打印,不得手写或者涂改。
3.卷宗封面卷宗字号、年度、日期、册数一律用阿拉伯数字填写。
4.卷宗封面当事人双方应填写清楚;刑事案件多名被告的,五名以内填写全部,五名以上填写五名等×人。
5.结案日期填写应以判决书、裁定书宣告或者调解书送达最后一名当事人日期为准;留置送达,以裁决文书留在受送达人住所的日期为准;公告送达,以公告刊登之日为准;邮寄送达的以签收日期为准;通过有关单位转交送达的,以当事人签收日期为准。
6.保管期限,由归档部门依据《人民法院诉讼档案保管期限表》准确地划定档案的保管期限。
7.审理结案应简要填写,刑事多名被告的,按被告人顺序填写。民事、行政、执行、法医技术鉴定案件处理结果项目较多可将各项归纳表述,或填写“判决/调解”等字样。
二、 卷内目录
1.卷内目录书写工整,字迹规范、清晰,不得勾划,由立卷人签字或盖章。
2.卷内目录中每份文件的页次只填写起页,最后一份文件应填写起页和止页。
3.卷宗封面、卷内目录、备考表、证物袋、卷底、空白页不标页码。
4.卷内目录下面的“本卷宗连面带底共计×页”必须填写。有证物袋,应如实填写,无证物袋,可不填。
三、 卷宗材料
1.卷内材料排列顺序,按照诉讼程序的客观进程形成文书时间的自然顺序兼顾文件之间的有机联系进行排列。
2.卷内材料的页码不得出现重号、空号、漏编与勾抹现象,页号一律用中性笔或打号机,编在页码的右上角,背面有字的,编在左上角。
3.凡涉及当事人笔录的改动处,当事人应按手印或签字;各种笔录涉及到审判员、人民陪审员、书记员、当事人的,应分别签字;应盖院印的文书必须加盖,合议庭笔录由参加人员分别签字,审判委员会的笔录由参加会议人员签字。
4.无论是制式法律文书,还是填充式法律表格,每一项内容必须按规定填写完整,不可舍弃。
5.对字迹难以辨认的材料应附上抄件或打印件,抄件或打印件由审判员核对后,由审判员和抄件人分别签字,本着原件在前,抄件在后的原则一并入卷。
6.从收案到结案形成的法律文书、公文、函等应使用收案时编定的案号,杜绝在一个卷内出现两个案号,法律文书号应与卷宗封面填写的案号相一致。
7.需要附卷保存的信封、须打开展平加贴附纸,邮票不得取掉,页码编在A4纸上;附卷照片应平铺粘在A4纸上,并在纸张上标注页码。
8.凡能附卷保存的证物均应装订入卷,无法装订的注明证物名称、数量、特征、来源、并拍照片附卷。卷内有金属物(订书钉等)、塑料钉、便签等异物必须去除;便签如需入卷,应四角粘贴在不遮挡其他材料处。
9.入卷的诉讼文书材料,一般只保留一份(有领导指示的材料除外),判决书、裁定书、调解书正本应当保留三份装入卷底的证物袋备用。
10.庭审过程中形成的庭审光盘,应附简易包装装入证物袋后装订在副卷卷底,公安、检察院移交的审讯光盘如已装订在公安、检察卷内的,无需动取,未装订的和庭审光盘采取同样方法装订,所有光盘上应标注案号、光盘内容、当事人姓名、承办人和书记员姓名、归档日期等信息。
11.诉讼费收、退手续,执行款物手续,赃款、赃物处理手续,需符合归档要求;相关票据需粘贴四角平铺在A4纸上。
12. 入卷归档的回执联案号、当事人、签收日期等信息不得存在模糊或缺失情况,电子回执须打印单号,电子邮寄回执显示未妥投的不得入卷,公告送达程序未完成不得归档。
13.一案多册的,每册页码从“1”开始。
14. 副卷材料排列分置必须符合要求。向上级请示及批复意见等均应列入副卷,请批案件可订一本卷宗(运用支付令程序的案件可订一本正卷);死刑卷宗中的执行死刑笔录、布告签发稿、执行死刑报告、死刑执行照片、尸体处理登记表等不易对外公开的材料一并列入副卷保存。
15. 证物袋必须明确标注袋内文件或物品的名称、数量、来源,必须明确标注随案归档的光盘、U盘、移动硬盘等电子载体设备来源、存储内容。
四、备考表
1.备考表包括卷内诉讼文件情况说明、立卷人、检查人和立卷日期。
2.卷内诉讼文件说明记录卷内文件缺损、修改、补充、移出等情况以及其他需要说明的事项。
3.立卷人由负责整理归档文件的人员签名或者盖章。
4.检查人由负责检查归档案卷质量的人员签名或者盖章。
5.立卷日期填写归档案卷整理完毕的日期,由立卷人填写。
6.需要在备考表中说明的内容填写时要字迹工整,清晰,简明扼要。
五、卷宗装订
1.卷宗装订前,应对诉讼文书材料进行一次全面仔细的检查,保证诉讼文书材料完整、齐全、合法,无破损、无褪色,纸张统一为A4纸,装订线内无字迹,订书钉、回形针等一切金属物必须剔除,外文和少数民族文字有译文,入卷信封展开,无倒页、串页、漏页,无其他不应入卷的文书材料,正卷、副卷分开,每册的厚度符合规定要求。一经发现问题,应立即纠正、补正或设法予以解决。
2.卷宗装订一律采用机器装订。卷宗装订应牢固、整
齐、美观、便于保管和利用。
3.各类诉讼文书、笔录用纸应采用A4办公用纸,每册卷宗厚度不超过15毫米(约200页),材料过多时,应按顺序分册装订。
4.卷宗应采用“三孔一线”方法进行装订。
5.装订卷宗材料应三边(上边、下边、右边)整齐。纸张过大的材料要折叠,纸张过小、订口过窄或者有字迹的要粘贴衬纸,纸张破损的要进行修补。
6.文件制成材料或者字迹材料等不利于档案保管的(如热敏纸传真纸、不耐久材料书写的文件等),应当对文件进行复制。
7.票据加贴衬纸时要平铺粘贴,一页纸上粘贴多张票据时,应当防止重叠遮盖,并在空白处注明此页粘贴票据张数。
8.公安机关的侦查卷、检察机关的起诉卷或抗诉卷,不得与法院的诉讼卷合并装订,应维持原状,与诉讼案卷一并移交归档。
附件2
人民法院诉讼档案保管期限表
一、刑事诉讼档案保管期限
(一)按刑期划定
1.死刑、无期徒刑、十五年以上有期徒刑的案件 永久
2.五年以上不满十五年有期徒刑的案件 60年
3.不满五年有期徒刑的案件 20年
(二)按被告人身份划定
1.省级及以上人大代表、政协委员犯罪的案件 永久
2.县级及以上人大代表、政协委员犯罪的案件 60年
3.党、政、军、民主党派和人民团体中职务相当于厅级、
师级以上干部犯罪的案件 永久
4.高级工程师、高级会计师、教授、研究员或同等职称
以上人员犯罪的案件 永久
5.社会知名人士犯罪的案件 永久
6.邪教、恐怖活动组织骨干分子犯罪的案件 永久
7.单位犯罪的案件 永久
8.外国人、港澳台居民、民族宗教人士犯罪的案件 永久
(三)按案件的影响程度和审理程序划定
1.在本辖区内社会影响较大的案件 永久
2.经再审改判的案件 永久
3.宣告无罪的案件 永久
4.犯罪嫌疑人、被告人逃匿、死亡的没收违法所得案件
永久
5.对依法不负刑事责任的精神病人的强制医疗案件 永久
6.撤诉、终止、移送的案件 20年
7.调解或者当事人和解的自诉案件 20年
8.当事人和解的公诉案件 20年
(四)其他
1.其他具有长远查考利用价值的刑事案件 永久
2.其他在较长时间内具有查考利用价值的刑事案件 60年
3.其他在较短时间内具有查考利用价值的刑事案件 20年
二、民事诉讼档案保管期限
(一)按本院依规定受理案件的诉讼标的额划定
1.较大的 永久
2.一般的 60年
3.较小的 20年
(二)按当事人身份划定
1.省级及以上人大代表政协委员为当事人的案件 永久
2.县级及以上人大代表、政协委员为当事人的案件 60年
3.党、政、军、民主党派和人民团体中职务相当于厅级、
师级以上干部为当事人的案件 永久
4. 高级工程师、高级会计师、教授、研究员或同等职称
以上人员为当事人的案件 永久
5.社会知名人士为当事人的案件 永久
(三)按案件的影响程度和审理程序划定
1.在本辖区内社会影响较大的案件 永久
2.涉外、涉港澳台、涉民族宗教的案件 永久
3.经再审改判的案件 永久
4.判决、裁定或者调解后当事人反复申诉的案件 60年
5.撤诉、移送、终止的案件 20年
6.选民资格、宣告失踪或者死亡、认定公民无民事行为
能力或者限制民事行为能力、认定财产无主案件 永久
7.确认调解协议、实现担保物权案件 20年
8.依照督促程序、公示催告程序审理的案件 20年
(四)按案件性质划定
1.姓名权、肖像权、名誉权、荣誉权等人格权纠纷案件 永久
2.不动产物权纠纷案件 永久
3.著作权、专利、商标等知识产权纠纷案件 永久
4.金融、保险、证券、期货、破产、融资租货、公司股权
等民商事纠纷案件 永久
5.环境污染责任纠纷案件 永久
6.抚养、扶养、赡养、收养、监护权、分家析产纠纷案件 60年
7.继承纠纷案件 60年
8.劳动争议、人事争议案件 60年
9.无因管理、不当得利案件 20年
(五)其他
1.其他具有长远查考利用价值的民事案件 永久
2.其他在较长时间内具有查考利用价值的民事案件 60年
3.其他在较短时间内具有查考利用价值的民事案件 20年
三、行政诉讼档案保管期限
(一)按当事人身份划定
1.国务院各部门或者省、自治区、直辖市人民政府及
所属工作部门为当事人的案件 永久
2.自治州、设区的市的人民政府及所属工作部门
为当事人的案件 60年
3.县、自治县、不设区的市、市辖区的人民政府及
所属工作部门为当事人的案件 60年
4.乡、镇人民政府为当事人的案件 20年
5.省级及以上人大代表、政协委员为当事人的案件 永久
6.县级及以上人大代表、政协委员为当事人的案件 60年
7.党、政、军、民主党派和人民团体中职务相当于厅级、
师级以上干部为当事人的案件 永久
8. 高级工程师、高级会计师、教授、研究员或同等职称
以上人员为当事人的案件 永久
9.社会知名人士为当事人的案件 永久
(二)按案件的影响程度和审理程序划定
1.在本辖区内社会影响较大的案件 永久
2.涉外、涉港澳台、涉民族宗教的案件 永久
3.涉及行政相对人重大人身、财产权益的案件 永久
4.经再审改判的案件 永久
5.判决、裁定后当事人反复申诉的案件 60年
6.撒诉、移送、终止的案件 20年
(三)按案件性质划定
1.涉及房屋、土地、山林、水利等不动产权益的行政案件 永久
2.确认发明专利权的案件 永久
3.海关处理的案件 永久
(四)其他
1.其他具有长远查考利用价值的行政案件 永久
2.其他在较长时间内具有查考利用价值的行政案件 60年
3.其他在较短时间内具有查考利用价值的行政案件 20年
发布人: 管理员
来源: 本站原创
发布时间: 2021-11-01 16:20:28
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