1. 总则
1.1为贯彻落实上级法院关于加强和改进工作作风的要求,进 一步规范会议办理工作,提升会议服务保障水平,依照有关精神 和相关文件要求,结合实际,制定本标准。
1.2本标准用于指导、衡量和评价法院会议服务保障工作。
1.3本标准未规定的内容,适用其他相关标准化文件。
2. 会议安排规范合理
2.1会议安排符合中央八项规定精神和上级有关规定,体现高 效、节俭和办精、办好的原则,充分以视频会、套开会等形式提 高效率。
2.2建有会议计划编报和审批制度。各部门下一年度拟召开的 需要院领导、下级法院或其他部门人员参加的会议计划,于每年 11月底之前报送至办公室,由办公室统一规划,统筹安排会议时 间,进行会议精简或合并,编制年度会议计划报党组审议。
2.3确因工作需要临时召开的会议,需向分管领导报告审批, 会议计划报办公室备案;办公室要及时做好统筹安排、会议合并 等工作。
2.4会议计划包括会议名称、召开事由、主要内容、时间地点、 参会人员等。
2.5财务部门依据院党组批准的年度会议计划编有年度会议 经费预算。
2.6会议召开前,办公室对会议经费预算予以审核并签署意见, 报经院领导审批;会议召开后,财务部门依据审核意见等进行经 费核算。
3. 会务工作职责明确
3.1上级机关主要领导出席、法院院长参加的重大会议或全 院大型综合性会议,会务工作由办公室负责。
3.2各级法院院领导参加的专业或专项工作会议,会务工作由 相关业务部门负责。相关部门于会议召开前5日,将会议方案报 至办公室,办公室协助做好会务工作。
3.3其他全省法院性质的专业或专项工作会议、全院性会议, 会务工作由相关业务部门负责,会议方案报办公室备案。
3.4会务工作需要其他部门配合的,会议方案及时送有关部门 或通知有关部门。
3.5法院主要领导同志的讲话稿、主持词等,涉及全局性工作 的由负责综合文稿的部门起草;涉及专项工作的由相关业务部门 起草,经分管领导审阅后,批转办公室或负责综合文稿的部门统 稿。其他会议讲话稿、主持词等,由相关业务部门起草。
3.6实行会务项目负责制,会务工作从方案设计到执行有专人 全程负责,办公室主任或承办部门负责人进行检查、指导。
3.7会务工作相关部门配合密切,对于有议程改变、参会人员
变动等突发情况的,应及时通气,调整会场布置和相关安排。
4. 会务前期准备工作充分
4.1会议准备工作启动时间适当,充分考虑了会务工作特别是 会议材料工作的繁难程度。
4.2会议方案内容全面,包括会议名称、时间、地点、出席领 导、参加人员、主要议程、宣传报道等,注意是否需要邀请上级 机关领导、人大代表、政协委员和媒体参加,确定宣传重点和宣 传方式、载体,各项会务工作责任到人。规模较大、参加人员较 多的会议,为会前相关组织工作和会议服务保障工作预留一定时 间佘量。 ’
4.3会议议程设计科学、流畅、有创新性,突出主题和主要人 物,严格限定发言人数、时间,精简一切不必要的环节。
4.4会议方案、讲话稿、主持词等相关会议材料至少提前2 天报院领导审批,并附有相关背景材料。
4.5会议室及时预订
4.5.1会议室在会议通知发布前预定;不需要发布通知的日常 普通会议提前1天预定会议室,视频会议提前2天预定会议室。
4.5.2《会议室申请表》填写完整清楚,写明会议开始及结束 时间、地点、会议名称、参会领导和人数、有关信息化保障需求 和物业保障需求等,如是否需要话筒、录音录像、电子会标、视 频播放或PPT演示,是否需要茶水、纸巾及其他物品。
4.6会议通知及时准确
4.6.1会议通知一般提前1周下发,特殊情况下提前1天或2 天下发。
4.6.2会议通知中写明会议名称、时间、地点、参会人员、主 要议程、报送参会人员截至时间、着装要求、注意事项、联系人 员及联系方式等。
4.7及时接受报名并汇总参会人员情况。
4.7.1根据会议级别,汇总参会人员情况包括但不限于姓名、 职务、民族、性别等,相关信息经认真核对无误。
4.7.2统计参加人数,并按照性别比例预定住宿房间,按照民 族情况预定工作餐种类。
4.8需要会标或通过显示屏显示会议主题、标语、口号的,提 前1天完成制作;会标、会议主题等简洁明了。
4.9根据需要编有会议指南,会议指南包括但不限于会议纪律 及注意事项、会议日程、参会人员名单、联系方式及对应住宿房 间号等,特殊重要的会议,有会议期间的天气情况及相关提示。
4.10会议指南或会议议程、出席领导、参加人员名单、出席 证以及讲话稿等有关会议材料需要印制的,至少于会议前一天完 成印制,留有一定佘量,报送到会议主持人和其他有关领导。
4.11会议用文件袋、笔记本、签字笔及其他物品按需求提前 1天准备,留有一定佘量。
4.12会议指南或会议议程、出席领导和参加人员名单以及讲 话稿等有关会议材料、笔记本、签字笔等物品按需求提前将装入文件袋。
4.13会议车辆安排到位,乘车人员、提前做好时间统计,带 车人员、乘车分组和车辆编号等提前确定,乘车通知及时。充分 考虑紧急集中用车情况,留有备用车辆。
5. 会场布置合规、美观
5.1开会地点设有路线指示牌。
5.2提前半天进入会议有关场所布置,布置符合简洁实用原则。
5.3布置会议有关场所时,先对有无危险悬挂物件等进行检查。
5.4出席会议领导座次安排妥当,领导为奇数时,参会级别最 高的领导居中,2号领导在1号领导左手位置;领导为偶数时,1、
2号领导同时居中,2号领导依然在1号领导左手位置。双方面对 面座谈或汇报工作时,上级领导或客人正对门或于正门右首坐, 双方负责人居中,座位顺序各自编排。
5.5出席人员排位符合以下原则:先上后下,先上级机关领导 同志,后法院领导同志;先商后政,先商界来宾,再党政领导同 志;先外后内,先国外、外省市和外来单位来宾,再法院出席人 员;先宾后主,先来宾,后主办方人员。
5.6参会人员座位集中安排于前排,视频会议时集中安排于摄 像头可覆盖区域。
5.7桌牌摆位正确、整齐,姓名准确,经办公室主任或承办部 门负责人检查确定。
5.8重大会议的领导和嘉宾座位摆有相应的会议指南或会议议程、出席领导、参加人员名单以及讲话稿等会议材料,红黑色 签字笔、铅笔,本或便笺,纸巾等;检查签字笔是否书写流畅; 视情况摆有相关背景材料。桌牌右侧摆放茶杯、内有茶叶。
5.9有会标或通过显示屏显示会议主题、标语、口号的,当日 悬挂或检查显示屏是否播放正常。
5.10会议召开前20分钟,显示屏播放会议主题、会场纪律、 注意事项。
5.11会议现场未摆放花草,不制作背景板。
5.12贵宾室、休息室备有茶水,贵宾室视情摆放桌牌。
5.13会议现场及周边场所包括卫生间等有专人负责清洁工作。
5.14重大会议召开前,有专人对会场所布置特别是桌牌摆放 情况再进行一次检查。
5.15会议结束后,有工作人员清理会场,收回桌牌,检查有 无遗漏物品。
6. 会议设施正常可用
6.1布置会场同时,检查并调试供电系统和话筒、音响系统, 确保能够正常开启、音量适中;检查安全门与安全通道,确保畅通。
6.2重大会议,会场备有至少两个移动应急话筒。
6.3会议有关场所适当位置悬挂钟表,保证在主席台和发言席 能看清时间,提前检查并校准钟表时间。
6.4经提前1天联系,讲话或发言人需要用电脑设备的,电脑及相关电源、网络设置等保障到位。
6.5有视频摆放或PPT演示的,提前1天将相关电子文件交 到信息技术部门调试。
6.6需要安排录音录像的,与会场设备方联系,保证设备正常 使用,或将录音笔放置于主席台附近非醒目处。
6.7视频会议通知信息技术部门提前1天组织全网联调,调整 摄像头、话筒位置、角度和灯光到最佳效果。
7. 会场现场保障到位
7.1办公室主任或会议承办部门负责人为会议现场总指挥,负 责有关调度、应急工作。
7.2重大会议视情进行预先演练,有现场突发情况应急预案。
7.3重大会议的会议室、休息室、贵宾室等场所内外有专人负 责服务保障工作。
7.4会议有关场所使用前1小时开窗通风。
7.5会议有关场所设有温度计,视情调控室内温度。
7.6重大会议参会人员入场时,有专人引导按指定位置就座; 重要领导、最宾、特殊人员有专人负责全程服务。
7.7会议期间,定时或视情加水,一般在换领导讲话或换话筒 讨论时加水,或半小时加水一次,水温、水量适度。
7.8话筒使用中出现问题及时解决,视情调整话筒角度或提供 应急移动话筒,话筒使用毕关闭及时。
7.9播放视频或PPT演示,灯光、音响调整到位。
7.10会议中场休息,有专人负责提醒参会人员特别是有关领 导、嘉宾按时返回会场。
8. 会务接待周到细致
8.1大型会议时,对院内车辆进行管理,留有上级机关和外单 位车辆停放位置,出入通道无车辆停放。
8.2根据天气情况,决定是否提前准备伞具。
8.3有上级单位或外单位领导、嘉宾应邀参会的,提前1天联 系确定参会时间、交通方式。
8.4会议当天与参会领导、嘉宾联系到达时间,在预定到达时 间之前10-15分钟通知院领导在门前迎候。
8.5有专人值守电梯,便于应邀参会领导、嘉宾以最快时间进 入会场。
8.6应邀参会领导、嘉宾参会时间为半天以上的,安排工作餐 及休息室。
8.7会议结束时,有专人引导领导、嘉宾先行退场,送外单位 领导和嘉宾至法院大门或车辆处,并视情提前安排专人值班电梯; 如遇下雨,会务人员帮助提供伞具至车辆处;如遇下雪,清理道 路特别是台阶等易滑处积雪及时;如天色已晚,道路特别是台阶 等难行处有灯光照明。
8.8身体健康状况不佳的老同志或有残疾的同志,通知家属陪 伴,或安排专人进出搀扶、全程服务。
8.9会议结束时,应有专人在会场外疏导车辆,保证交通秩序正常。
9. 会议用餐、住宿安排妥当
9.1会议用餐和住宿地点、住宿标准符合规定。
9.2在院食堂用工作餐的。用餐人数、拟定用餐时间提前1 天通知后勤管理部门。
9.3在院外会议地点用餐时,用餐人数、用餐种类、用餐标准、 拟定用餐时间提前1天通知相应人员。
9.4围桌用餐、西式自助餐提前2小时摆放用餐小桌牌。
9.5用餐桌椅、餐具摆放齐备、整齐。
10. 会议学习宣传总结及时认真
10.1会议记录全面准确。
10.2需要下发会议纪要、会议领导讲话的,报院领导审批同 意,下发及时,发放范围准确。
10.3需要釆编报送信息的,2天内完成编报工作。
10.4会议新闻稿经参会主要领导审批同意,当天提供相关新 闻媒体或在自有媒体上刊。
发布人: 管理员
来源: 本站原创
发布时间: 2023-11-01 20:48:02
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